На первой ступени регулярного менеджмента, в компании, как правило, появляются отчётно-координационные совещания. Этот тип совещаний связан с решением текущих операционных проблем. А как же работа над перспективой? Как организовать и провести "разработочное" совещание, на котором будет осуществляться поиск решений? Предлагаем вариант регламента такого совещания. Состав участников такого совещания может быть разным, но чаще это члены вашей управленческой команды, дополненные по необходимости прочими интересантами,владельцами процессов, экспертами. Итак.
РЕГЛАМЕНТ ПРОБЛЕМНЫХ СОВЕЩАНИЙ
Особенности работы:
1. На проблемное совещание выносятся задачи только общеорганизационные и на перспективу (без «текучки»).
2. Совещание начинается с доклада, который включает 4 части:
а) цели доклада, ожидаемые результаты его обсуждения;
б) обзор ситуации вокруг данной задачи (как возникла; в чём её суть; основные
издержки; что предпринималось для её решения);
в) постановка проблемы (не только указания на трудности, но и анализ трудностей
по преодолению трудностей, причин неудач по решению задачи);
г) аргументированные предложения по решению задачи (участники, ресурсы, условия, полномочия и т.д.); предложения должны быть заранее обсуждены с
заинтересованными лицами.
По некоторым задачам может быть 2 и более докладов, отражающих разные точки зрения или стороны одной задачи.
3. Длительность каждого совещания - не более 2-ух часов. Возможно проведение совещания в 2 этапа.
Порядок обсуждения;
4. После доклада участники совещания по очереди задают вопросы на понимание и только потом высказываются по существу.
5. Каждому даётся не более 2-ух минут. Если кому-то требуется больше времени на выступление, он называет количество требуемых минут и укладывается в этот интервал.
6. Нельзя перебивать выступающего, форсировать голос.
7. Предложения в виде кратких формулировок выносятся на экран, флип-чарт или протоколируются.
8. При необходимости обсуждение идёт по второму кругу.
9. ЛПР по окончании высказываний подводит итог (краткий обзор предложений) и формулирует варианты решения задачи, один из которых принимается ЛПР
Исполнение решений:
10. Поступившие предложения переводятся в программу действий (очерёдность мер, сроки, исполнители, необходимые ресурсы, ожидаемые результаты) в конце обсуждения (либо сразу после него кем-то из участников); она утверждается ведущим в тот же день и рассылается всем участникам совещания и исполнителям в виде приказа ГД.
11. На очередном проблемном совещании заслушивается краткий отчёт об исполнении программы действий, вносятся коррективы.
Автор методики: А.И. Пригожин
Оставить коментарий