Совещания могут быть очень эффективным инструментом в управлении, который объединяет коллектив вокруг общих целей, делает компанию более управляемой, помогает мотивировать людей. Но при неправильном использовании этого инструмента эффект может быть нулевым или даже отрицательным. (даже есть книга, которая называется по-моему Смерть от совещаний).. Итак,...
Первое, о чем хотелось бы сказать, что существуют разные типы совещаний, так как у совещаний может быть разная цель, и соответственно к ним по-разному нужно готовиться, и по разной методике проводить. Частая ошибка - пытаться впихнуть решение всех задач в одно совещание, без какой-то повестки.
Я выделяю четыре типа совещаний, о которых хочу подробнее рассказать, это: планёрка, оперативка, отчётно-координационное совещания, проблемное совещание.
Первый тип. Планёрка
- цель планёрки - напоминание о договорённостях, проверка взаимопонимания. Где-то возможно, это имеет смысл, например на производствах. Если вы практикуете такой формат, как ежедневные планёрки, ответьте себе на вопрос - какую цель они преследуют? В проектных командах это может быть полезный инструмент.
Как точка настройки на работу для отдела продаж - тоже возможно (с целью замотивировать команду в начале рабочего дня).
Для топ-команды - считаю, что только в период острого кризиса может быть.
Цель планёрки - проверка взаимопонимания, продолжительность - 15 минут. Подготовка - повестка из вопросов, для того, кто проводит совещание.
Тип второй. Оперативка.
Из самого названия следует - встреча для оперативных решений каких-то возникших задач или проблем. Это оперативное совещание по единовременно возникшей проблеме / ситуации. Приглашаются те, кто может это проблему решить - формат - в пределах полчаса. Подготовка - взять те материалы по проблеме, которые помогут в обсуждении, если такие есть. Трудность здесь - правильно рассчитывать время, если эта проблема носит постоянный характер, то вряд ли её получится решить узким кругом, без дополнительной аналитики и выделенного времени.
Тип 3. Отчётно-координационное совещание - это ежемесячный формат,
Это одно из регулярных совещаний, на ряду, быть может,с планёркой, но уже не ежедневный/еженедельный формат, а ежемесячный.
Я рекомендую такой формат совещаний для компании на уровне первого руководителя, если вы стремитесь компанией руководить стратегически.
Здесь уже более основательнся подготовка требуется - руководители среднего звена готовят доклад, идеально, если это презентация на 10-15 слайдов со своими выводами по каждому слайду. Примерно от 10 до 20 минут на доклад. Хорошо, если на таком совещании доклад также делает и первый руководитель компании.
Если во время такого совещания вылезают мелкие проблемы, по которым есть понимание, что они быстро могут быть решены - то их легко сразу координировать. Если же всплывают какие-то серьезные проблемы, то их лучше выносить уже на следующий тип совещания - Проблемное (или по-другому можно назвать) - разработочные совещания.
Максимум работы без перерыва - это 2 часа, если больше 2-х часов, то необходимо делать перерывт.к. у участников падает когнитивный ресурс.
Тип 4. Проблемное (разработочное) совещание.
Это совещание в ходе которого мы хотим решить какую-то проблему (разработать).
Подобного рода совещания лучше проводить по специальной технологии. Здесь важна максимальная открытость участников, и внимание к мнению каждого. А т.к. наши бизнесы в основном лидерского типа, то это может быть препятствием к тому, чтобы голос каждого был участника был услышан. В таком случае проблемное совещание лучше проводить по специальному регламенту: с высказыванием по кругу, с ограничением по времени. (на моём сайте вы можете найти регламенты проблемного и отчётно-координационного совещаний.)
Общие правила для всех совещаний
- по составу никого лишнего, только те, кто нужен по минимуму.
- В результате каждого совещания готовится протокол, как программа действий и выработанных решений.
- Хорошо, если у руководителя получается делегировать проведение совещания и подготовку протокола, в таком случае ему легче быть умственно вовлечённым в решение проблем.
Оставить коментарий